Dirección de reuniones

Dirección de reuniones

Convertirse en planificador y conductor de juntas hábil es un requisito previo para la eficacia directiva y organizacional, por las siguientes razones:

  • Mucho del tiempo de los directivos se emplea en juntas
  • Las juntas constituyen un costo importante
  • Las juntas son un lugar donde realmente se toma o revisan la mayor parte de las decisiones corporativas
  • Se relaciona con el concepto de vida completa, contrario a una vida de trabajo.

Como las juntas son una actividad tan penetrante, tanto dentro como fuera de los entornos de trabajo, ser directivo de juntas hábil tiene recompensas importantes más allá de las asociadas con la construcción de equipos. Los grupos de juntas si son manejados de manera adecuada pueden tomar decisiones de mayor calidad que los individuales. Si son manejadas inapropiadamente se vuelven una pérdida de tiempo.

 

Las cinco P para juntas eficaces

Los directivos de juntas eficaces conocen las cinco etapas de preparación para conducir juntas:

1. Propósito

Se refiere a la razón por la que se realiza una junta. Hay tres funciones para realizarla:

  • Hacer anuncios
  • Tomar decisiones
  • Lluvia de ideas

Si no hay decisiones que tomar ni hay lluvia de ideas que realizar, cancele la junta.

Una junta se debe realizar se apliquen las siguientes condiciones como mínimo:

  • Compartir información
  • Construcción de compromiso
  • Diseminación de información y retroalimentación
  • Solución de problemas

2. Participantes

Se refiere a los individuos invitados a asistir a la una junta. Al realizar una junta eficaz, es importante determinar el tamaño, la composición y las habilidades de los participantes.

La composición  se la junta se refiere a las tres principales dimensiones duales:

  • Homogeneidad-heterogeneidad

Homogéneo: producen menor conflicto y desacuerdo, pero sus resultados pueden ser mundanos y sin imaginación

Heterogéneos: producen diferencias entre los individuos, que llevan a criticar y disputas, pero también potencialmente a solución es más novedosas y acomplejas para los problemas.

  • Competencia-cooperación

Los grupos que trabajan por una meta común y que adoptan una posición de cooperación entre ellos se desempeñan en forma más eficaz y producen niveles más altos de satisfacción de los miembros que los grupos cuyos miembros están luchando por satisfacer las necesidades individuales o que buscan metas en competencia.

  • Actividad-proceso

Las juntas son más eficaces si tienen participantes que generen equilibrio tanto de actividades como de procesos. Los participantes orientados a las actividades son “todo negocios”. Tienen poca tolerancia para las bromas o para discusiones de sentimientos y amistades. La actividad se cumple en forma más eficiente pero la satisfacción puede ser baja.

Los participantes orientados al proceso enfatizan la participación y el espíritu de equipo. Son sensibles a los sentimientos y a la satisfacción de los participantes. Pueden sacrificar el cumplimiento a favor de que los miembros lo disfruten.

 

3. Planificación

Se refiere a la preparación de la agenda de la junta. Con frecuencia se puede pensar que por el simple hecho de existir un problema al reunir a todos los participantes la reunión tiene que ser exitosa. Pero posiblemente estos no tengan la información necesaria ni sus roles claramente definidos i sea todo confuso. Por otra parte, una reunión demasiado planificada, con demasiados temas en una sola reunión puede que tampoco sea efectiva. Existen algunas reglas básicas para planear juntas eficaces:

  • Regla de las mitades:

Toda la información tiene que estar en manos del programador no más tarde que a medio tiempo entre la última junta y la siguiente.

  • Regla de los informes:

La información de los informes debe ser reorganizada en temas específicos, como anuncios, decisión, lluvia de ideas.

  • Regla de agenda:

Deben ser escritas con verbos activos o resúmenes de oraciones, no con palabras simples

Ejemplo: “minuta”, “aprobar minuta”

Regla de los tres tercios:

Las juntas se dividen en tres partes:

  • Periodo de inicio en el que se abarcan los temas menos difíciles
  • Periodo de trabajo duro donde consideramos los temas difíciles
  • Periodo de descompresión en el que la junta comienza a disolverse

 

4. Participación

Se refiere al proceso real de las juntas y los métodos utilizados para asegurar que éstas incluyan a todos los presentes.

  • Proporcionar instrucciones
  • Establecer reglas básicas
  • Establecer reglas de decisión
  • Utilizar una variedad de medios
  • Alentar y establecer la participación
  • Resumir

5. Perspectiva

La perspectiva nos hace ver las juntas desde la distancia. Significa evaluar cada junta, y de vez en cuando las decisiones y el proceso de las series de juntas. Al final de cada junta, por ejemplo puede utilizarse la metodología MDI para hacer una evaluación rápida y simple. Pase una hoja de papel a cada participante i pídales que responda debajo de cada una de las tres letras:

  • M: mantener ,  que salió bien en la junta
  • D: Detener, que salió mal en la junta
  • I: iniciar, que introducir en la junta.

La semana siguiente entregue a los participantes los resultados en forma de resumen y déjeles saber cómo está utilizando su retroalimentación para mejorar la junta.

 

Sugerencias para miembros de grupos

Los participantes en las juntas también tienen la responsabilidad de la eficacia de la junta. Es importante para cada participante apreciar el impacto de su contribución, tanto en dar forma a los resultados a corto plazo de las juntas como en afectar sus oportunidades de carrera a largo plazo.

Las mejores juntas son aquellas donde los directivos de juntas y otros participantes toman cada uno alguna responsabilidad por el liderazgo de la junta.

A continuación se proporcionan diversas guías para contribuir a la eficacia de una junta desde una perspectiva no directiva:

  • Determinar si necesita asistir a la junta
  • Prepararse
  • Ser puntual
  • Pedir alguna aclaración acerca de los puntos que no estén claros o que sean ambiguos
  • Al dar información, sea preciso y vaya al punto
  • Escuchar
  • Apoyar a los demás miembros del equipo
  • Asegurar una participación equitativa
  • Haga que los desacuerdos estén basados en principios
  • Actúe y reaccione en una forma que mejore el desempeño de grupo.
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