Gestión de proyectos online: Cómo empezar

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La gestión de proyectos online dentro de una pyme o una startup debería ser una de las áreas a tener más en cuenta. Quizás no tanto como para decir “más en cuenta” que otras porque todo es importante y fundamental pero lo que deseamos transmitir es que es vital hacer un seguimiento óptimo de los proyectos. Que un encargo – proyecto salga en el tiempo estipulado, con el nivel de calidad correspondiente y óptimo es uno de los mayores logros que puedes conseguir y además, lo que te proporcionará no solo continuar trabajando con ese cliente y fidelizarlo sino asentar tu reputación y vender más y mejor.

Ahora ya estamos en el siglo XXI y todo nuestro entorno está cada vez más digitalizado por lo que, no solo bastan las técnicas anteriores para controlar que un proyecto está realizado no, hay que ir mucho más allá. Es el momento de dejar atrás el típico Check – List realizado en una libreta o en un Excel en el que solo incluir cuándo está terminada la tarea o si está en proceso para avanzar más. La información es poder y cuanto más sepamos de lo que estamos haciendo, más fluido será el camino. Todo el equipo debe estar al tanto de lo que se está realizando e implementando, todos los miembros deben saber por qué se hace algo, de qué manera y quién es el responsable. La implicación es básica para que un proyecto salga adelante y así debes transmitirlo a tu equipo pero también ponerlo fácil para que pueda completarse.

La planificación es la base y el inicio de todo

Por eso ha llegado el momento de contemplar incluir en nuestra pyme herramientas más potentes para la Gestión de Proyectos. Soluciones que de verdad nos permitan incluir y gestionar, nunca mejor dicho, toda la información referente a un proyecto. Ubicaciones en las que aparezca todo el flujo del proceso, con los participantes, las tareas a desarrollar y las peculiaridades de cada una. Un buen Project Manager tendrá siempre en mente cómo mejorar la ejecución de cada proyecto y eso incluye el instante inicial en el que se planifica todo. Sin planificación, todo puede y será una locura. Y si estás pensando que tu empresa es pequeña, que es una pyme o startup en la que solo sois dos personas o también si eres autónomo y trabajas solo, con más motivos necesitas incorporar a tu pyme la Gestión de Proyectos Online. ¿Por qué? Porque cuantos menos seáis en el equipo, más responsabilidades y tareas diarias asumís. En ese caso, cualquier imprevisto puede suponer alterar todo el proceso y la cabeza, por mucho que creamos, no da para tanto.

Tener una herramienta en la que verter toda la información, ir añadiendo modificaciones y pasos a seguir, incluir fechas y demás acciones, te evitará tener que estar dándole vueltas a todo y por supuesto, que se te olviden la mitad de ellas. Fechas, cambios de clientes, nuevas tareas… Todo estará reflejado en el flujo del proyecto de forma perfecta.

Al inicio de cada proyecto es el momento adecuado de comenzar con la planificación. En un Gestor de Proyectos Online como el de Billage podrás comenzar un nuevo proyecto cuando quieras y, desde cero, planificarlo hasta el final. Comienzo, fases intermedias y final. Etapa de medición de resultados, participantes del proyecto, asignación de tareas y/o roles… Todo podrás “planificarlo” al inicio. Así, todo estará claro para todos y evitarás pérdidas de información y de tiempo.

¿Cómo elegir un Gestor de Proyectos Online?

Ante todo, como siempre, para elegir aquella herramienta que te será más útil y mejor te funcionará lo mejor es que listes tus necesidades y tus objetivos. Con esto, podrás estudiar en el mercado la oferta existente y decidir. También tendrás que tener en cuenta tu presupuesto y algo que para nosotros es vital, el poder minimizar las herramientas que usamos y el gasto que implementamos en contratar muchas de ellas. Si consigues que tu Gestor de Proyectos Online no se quede ahí sino que además cubra otras áreas de tu empresa, tendrás todo en un solo lugar y ahorrarás tiempo en la inclusión de información así como en la gestión diaria.

En Billage CRM tienes, en una sola aplicación: CRM Online para tener al día todos tus contactos y procesos comerciales, Gestor de Proyectos Online muy potente y con nuevas implementaciones constantemente para que todos tus proyectos estén perfectamente organizados, no se pierda nada y puedas valorar cada minuto del tiempo de trabajo de tu equipo; Facturación Online, porque si haces una venta, ejecutas el proyecto… Lo siguiente y fundamental es cobrarlo y para ello, debes poder facturar todo el tiempo que tanto tú como tu equipo habéis invertido en él. Si tienes todo en una herramienta que sigue el flujo de trabajo, al introducir cuántas horas habéis tardado en cada tarea y ya tenía incluido los datos del cliente de cuando se hizo la venta (CRM), Billage solo sacará la factura completa de ese proyecto lista para enviarla, incluso desde dentro de la aplicación y con tu propio dominio.

Te evitarás así tener que tener la información del cliente en un CRM independiente, gestionar los proyectos en otro lugar y al final, volver a introducir todo en el programa de facturación para de nuevo tener que ir a tu email para enviar la factura.

Elige el programa de Gestión de Proyectos Online que sea bueno para el tipo de proyectos que ejecutáis. Es algo a tener muy en cuenta. No todas las empresas hacen lo mismo ni tienen el mismo flujo de trabajo por lo que quizás no todos los programas sean útiles para ti. Cuanto más versátil sea y más te aporte, mejor.

¿Cómo funciona un Gestor de Proyectos Online?

Debe ser fácil, ágil y en el que todo fluya. Si gestionar un proyecto desde una plataforma online te supone un esfuerzo extra y todo se dificulta, entonces no está cumpliendo su función y es mejor que elijas otro.

En nuestro caso, en Billage, es así y sobre todo, muy visual. Es importante que cuando entres en tu gestor de proyectos, puedas ver el ciclo completo de un solo vistazo y considerar aquellas tareas que quedan pendientes y que están aún por completar. Identificar dónde se ha quedado algo estancado y poder liberarlo es lo que te proporcionará la oportunidad de que el proyecto salga adelante en tiempo.

Otra de las particularidades de Billage y su Gestor de Proyectos Online es que además, las Tareas se asignan muy fácilmente y se les comunican a los responsables de forma instantánea por email. Así estáis todos seguros de que todo el mundo sabe lo que tiene que hacer y no puede pasarse nada. Ocurre muchas veces que alguien tiene que hacer algo pero no sabe que lo tiene que hacer y así, es imposible que lo ejecute. Un email en su bandeja de entrada será siempre el mejor aviso y que no pasará desapercibido. Solo tendrá que ir después a su usuario de Billage y ver qué tarea es, que incluye, para cuándo tiene que estar lista y cómo hacerla.

Y por último pero no menos importante, cuando ya está todo implementado, una vista general de los Tiempos y lo Facturable o no y en qué condiciones según la duración de la tarea. Nada puede quedar sin facturar si no quieres ir teniendo fugas de dinero en tu pyme y eso, un Gestor de Proyectos Online, te lo proporciona. Uno de los momentos en los que más se pierde dinero es cuando se alargan los proyectos, no se cierran o se convierten en tediosos sin cobrar al cliente el tiempo que empleado en la ejecución. Aquí podrás incluir todo y también aquello que normalmente no cobras porque no sabes lo que te lleva y son las reuniones, las llamadas, los mil cambios… Todo estará contemplado en tu Gestor de Proyectos Online.

¿Por qué Online?

Porque es la única forma que tendrás de que todo tu equipo pueda conectarse a él en cualquier momento, lugar y circunstancia sin depender de un ordenador físico o una ubicación en concreto. Si tu Gestor de Proyectos es Online, siempre, estéis dónde estéis, podréis acceder al proyecto y además, nada se perderá y todo quedará siempre guardado. Accesibilidad y seguridad.

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