Todo listo para la vuelta a la oficina

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Hemos llegado a 2021 y es innegable que este es un año de esperanza para la gente de todo el mundo. Desde que se confirmó el primer caso de Covid-19, la vida de todos, en general, se ha transformado en muchos aspectos, desde el encuentro con la familia, pasando por las quedadas con las escorts más bellas de Saltillo, hasta el trabajo, y en este caso hay que aprender a organizar la oficina para el nuevo escenario profesional. 

Con la liberación del trabajo presencial en algunas regiones del mundo, algunas empresas están empezando a planificar cómo será la vuelta a la oficina. Un esfuerzo concertado para planificar cómo van a garantizar las medidas de seguridad en la «nueva normalidad» post-coronavirus. 

Sin embargo, no es una tarea fácil. Además, no es unánime en las empresas la idea de que todos los colaboradores regresen. Algunos gestores prefieren adoptar una postura más conservadora en este momento, y hacer, por ejemplo, la devolución escalonada en grupos. También el papel del sector de los recursos humanos se ha vuelto aún más relevante y estratégico para concienciar a todos de la importancia de seguir los protocolos sanitarios.

Para algunas empresas, el teletrabajo se ha convertido en una opción definitiva 

La experiencia de trabajar en casa ha dado resultados positivos en cuanto a productividad. Para otros, el regreso trajo dos opciones: apostar por el modelo híbrido, es decir, que el equipo pueda elegir si quiere seguir en home office o en persona, o mantener a todo el equipo presente, de la forma más tradicional. 

Antes de programar el regreso, es importante que se discuta y defina el modelo de trabajo, porque, al fin y al cabo, después de todo, esta elección cambiará muchos aspectos dentro de la empresa, como la posición de los escritorios para respetar la distancia requerida.

La oficina en casa era una realidad para 2020, muchas reuniones por video, llamadas con clientes, firma de contratos de forma digital… Eran muchos los cambios en procesos que las empresas tenían que llevar a cabo. Incluso las oficinas públicas, por ejemplo, que son conocidas por todo el papeleo y la burocracia, se vieron obligadas a empezar a realizar sus trámites a través de Internet, reduciendo parcial o incluso totalmente la necesidad de que los usuarios acudan en persona a las oficinas.

Muchas empresas que habían optado o se han visto obligados a teletrabajar por toda la situación de pandemia mundial en el año 2020, están volviendo a las oficinas.

Nueva rutina y realidad de trabajo para la vuelta a la oficina 

Para ayudar a los directivos, líderes y empleados en este proceso, Skokka separó algunos consejos sobre cómo organizar la oficina para esta esperada vuelta a la ‘normalidad’, que son los siguientes:

  • La primera y más importante es garantizar un entorno de trabajo seguro. 

Puede resultar obvio, pero la limpieza, la desinfección y la higienización de las oficinas y otros lugares de trabajo son ahora más necesarias que nunca. 

  • Cuando termine de utilizar una mesa, sala de reuniones, equipo, etc., avise inmediatamente al departamento de limpieza, si lo tiene, para que lo limpie; en caso contrario, coordine con los empleados la mejor forma de desinfectar.
  • La organización es otro factor muy importante. Gestione los trabajos planificando y evitando las solicitudes de última hora. Esto facilita la programación de los horarios de los empleados y los invitados.
  • Proporcionar materiales de trabajo como bolígrafos, lápices, grapadoras, etc. para uso individual. Y educar a los empleados sobre la importancia de no compartirlos.
  • ¿Se tiene una reunión? Poner el material a disposición por correo electrónico para que no sea necesario el contacto directo con los papeles impresos.  También hay que poner a disposición del público las políticas de espacio y los nuevos procedimientos en formato digital para que todo el mundo sepa a qué atenerse.
  • Cree una lista de comprobación del cumplimiento y actualícela periódicamente para asegurarse de que los responsables del lugar de trabajo y de las instalaciones siguen las directrices.
  • Desactivar momentáneamente los puntos de encuentro en la oficina, como las cafeterías y los comedores, y si es posible, con la rotación de los empleados a la hora de comer, en el uso de las salas, y en las horas de descanso.
  • Proporcionar alcohol en gel en varios puntos del espacio. Garantizar el uso de la mascarilla o cubre bocas durante toda la jornada laboral y, si es posible, proporcionarlas gratuitamente a los empleados;

Todo esto es probablemente un reto al principio, pero también puede ser una oportunidad para mejorar los procesos de trabajo. Ya sea para la ejecución de tareas y para el bienestar de todos.

Para ello, todas las áreas tienen que unirse en un esfuerzo colectivo y crear espacios seguros para el desarrollo del trabajo. Eso también es una forma de resignificar la experiencia en la oficina y mitigar los efectos psicológicos de la pandemia.

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